Vedr. individdata til Danmarks Statistik. (31/08-05)

Fra Danmarks Statistik har De frie Grundskoler modtaget brev og vejledning vedr. indberetning af individdata. Som tidligere kan brugere af DSA-Karaktersystemet indberette individdata til Danmarks Statistik på diskette eller CD. Man kan endnu ikke anvende internettet. Det er op til Danmarks Statistik, hvornår dette vil være muligt. Danmarks Statistik har oplyst til os, at der ikke er ændringer i forhold til sidste år. DSA-Karaktersystemet kan derfor med den nuværende version 1.91 anvendes til den elektroniske indberetning. Version 1.91 kan hentes her på vores hjemmeside, og er identisk med den udgave af DSA-Elev, som vi informerede om 30/05-05.

I det følgende findes en kort og en lang beskrivelse af procedureforløbet for dannelse af oplysningerne til Danmarks Statistik.

Vi opfordrer skolerne til at følge en af beskrivelserne. Har man spørgsmål til indberetningen, efter man har læst vejledningen, er man velkommen til at kontakte os telefonisk eller pr. mail.

 

Procedureforløbet for dannelse af oplysningerne til Danmarks Statistik (kort udgave).

Inden data dannes, skal man sikre sig, at data på de berørte elevgrupper er ajourførte i forhold til indberetningen. I manualen til elevsystemet kan man læse nærmere om hvilke data, der skal ajourføres. Manualen kan hentes her på vores hjemmeside. Den elektroniske manual er hurtig at anvende. Efter manualen er åbnet, kan man via fanen "søg" indtaste søgeord. Søg på Individdata og efter et tryk på knappen Vis emner, vil man få emner vist nedenfor. Øverste emne er Individdata til Danmarks Statistik. Dobbeltklik på teksten og du vil nu få vist den del af manualen, der netop omhandler det ønskede. Når data er ajour, dannes disketten via Elevkartotek --> Elever --> udskrifter --> Indberetninger. Disketten eller CD´en skal være Danmarks Statistik i hænde senest den 16. september 2005.

Procedureforløbet for dannelse af oplysningerne til Danmarks Statistik (lang udgave).

Som afslutning på afgangsprøverne vedrørende skoleåret 2004/2005 skal skolerne indberette individdata til Danmarks Statistik. Indsendelsesfristen er 16. september 2005. Med DSA-Karaktersystemet kan skolerne foretage indberetningen via diskette eller CD. Det er afgørende, at proceduren følges meget nøje!

Individdata til Danmarks Statistik:

Indberetningen foretages fra Elevkartotek -> . Her vælges Udskrifter () -> -> . Filen sendes til Danmarks Statistik på diskette (evt. CD).

Indberetningen, der foretages i september 2005, gælder for perioden 1. september 2004 til 31. august 2005.

Inden indberetningen foretages, er det vigtigt, at der er indskrevet oplysninger for følgende 2 grupper af elever:

  •  alle aktive elever på 8.-11. klassetrin
  •  udgåede passive elever, der gik på 8.-11. klassetrin i den periode, der indberettes for.

Følgende oplysninger skal være indskrevet for de 2 grupper:

På fanen i elevkartoteket -> :

  • Her indskrives indmeldelsesdato (tilgangsdato) og evt. udmeldelsesdato (afgangsdato). 
  • Er udmeldelsen sket ved skoleårets slutning, skal udmeldelsesdatoen være en dato i juni måned 2005. 
  • En elev, der er gået ud i perioden 01.08.2004 til 31.08.2004, kommer ikke med på listen med detaljer over elevbestand.
  • Elever, der er indmeldt på skolen  01.08. og forlader skolen igen i løbet af august måned, skal ifølge Danmarks Statistik ikke medtages på indberetningen. Disse elever frasorteres automatisk af programmet.
  • Idet udmeldelsesdatoen indskrives, dukker feltet op. Dette felt skal udfyldes med 1 af følgende 3 muligheder:

På fanen i elevkartoteket -> :

  • Her udfyldes feltet Klasseniveau sidste år. Dette felt udfyldes automatisk i forbindelse med oprykning til nyt skoleår, men kan ændres manuelt. Bemærk dog, at ved manuelle oprykninger/udmeldelser, skal dette felt udfyldes af bruger.
  • Feltet Klasseniveau sidste år skal kun udfyldes, hvis eleven gik på skolen sidste år. Dvs. feltet udfyldes ikke, hvis eleven er indmeldt i indeværende skoleår. Er feltet udfyldt ved en fejl, kan feltet ryddes ved at markere feltet og derefter at trykke på Slet Bagud 2 gange.
  • Til højre for feltet Klasseniveau sidste år markeres der for, om klassen sidste år var "Ikke årgangsdelt". Dette felt bliver automatisk udfyldt i forbindelse med oprykning til nyt skoleår, men kan ændres manuelt. Ved automatisk oprykning af klasser udfyldes feltet på baggrund af klassetypen for klassen sidste år.

Vedr. :

  • Det er vigtigt, at alle prøver (FSA/FS10) afholdt i sidste skoleår (2004/2005) er registreret under SKEMAHOLD.
  • Under SKEMAHOLD skal der på stamkortet for prøvehold oprettet med faget tysk og fransk markeres, om holdet er "Begynder" eller "Fortsætter". Denne markering er kun nødvendig på prøvehold oprettet på den årgang, der indeholder FSA- og FS10-prøverne i sidste prøveår.

Dannelse af indberetningen:

Indberetningen foretages fra Elevkartotek -> . Her vælges Udskrifter  () -> -> . Husk at sætte en ny tom diskette i drev A.

Guiden indeholder efter ovenstående valg følgende valgmuligheder:

-> Filoplysninger (Acceptér placering og filnavn, hvis ikke andet er oplyst fra Danmarks Statistik eller Dansk Skoledata Aps)

-> Dan indberetning

Placering og Filnavn for indberetningen, der foretages i september 2005 er A:\ og Skoler05.txt.

Når filen er dannet, vises oversigt over elevbestand på skærmen. Oversigten kan udskrives via knappen Udskriv rapport ().

Efterfølgende dannes på skærmen en detaljeret oversigt på baggrund af oplysningerne i filen. Denne udskrift kan også udskrives.

Det anbefales at udskrive begge rapporter, men rapporterne er kun til internt brug og skal ikke indsendes til Danmarks Statistik.

Opdages fejl i indberetningen, foretages rettelserne i ELEVKARTOTEKET, og filen dannes igen efter ovennævnte procedure. Brug blot den samme diskette, da en allerede dannet fil med samme navn overskrives.

Disketten sendes til Danmarks Statistik jf. vejledningen derfra.