Elektroniske regninger til det offentlige (12/01-05)

Lovgrundlag og Ministerens beslutning

Folketinget har vedtaget en lov om, at offentlige myndigheder (eks. kommuner) fra 1. februar 2005 kun skal modtage regninger i elektronisk form. Alle virksomheder herunder skolerne har i november 2004 modtaget oplysninger herom i et brev fra Økonomistyrelsen. I loven står bl.a., at de enkelte fagministre fastlægger de nærmere regler for, hvem der er omfattet af loven. I et brev af 17. december 2004 fra Undervisningsministeriet har skolerne modtaget information om, at Undervisningsministeren har besluttet, at de frie skoleformer er omfattet af Lov om offentlige betalinger. Ministeriet har endnu ikke udarbejdet en bekendtgørelse herom! I samme brev informerer man endvidere om, at Undervisningsministeriet vil forsøge, at tilbyde skolerne en koncernaftale vedr. Læs-Ind-ydelser.

Skolerne og e-regninger

Ovenstående medfører, at skoler, der sender opkrævninger/regninger til eksempelvis kommuner vedr. visse elevers skolegang, ophold, SFO etc. fra 1. februar 2005 skal sende disse opkrævninger i elektronisk form. Alternativt kan skolerne sende opkrævningerne via et Læs-Ind-bureau. Dette betyder, at der skal ske væsentlige ændringer i DSA-Elevsystemet for, at programmet kan leve op til kravene. 

Arbejdsbetingelser for at imødekomme lovgivningen

Økonomistyrelsen er den ansvarlige institution for lovens gennemførelse. Vi har siden efteråret fulgt den generelle udvikling m.h.t. de elektroniske regninger. Først i slutningen af oktober 2004 lå de endelige bekendtgørelser klar. Først ult. december 2004 har man fra Økonomistyrelsen startet teknisk support op. Først her i januar 2005 laver Økonomistyrelsen workshops for udviklere. Men altså først her ult. december 2004 beslutter Undervisningsministeren, at skolerne er omfattet af loven og dermed, at der vil være behov for en tidskrævende udvikling af DSA-Elevsystemet for, at programmet kan tilpasses den ændrede lovgivning. Loven har været undervejs i mere end 1½ år; men mindre end en måned før den træder i kraft for skolerne, er der end ikke udsendt en bekendtgørelse herom! Dette er ikke just de bedste betingelser for Dansk Skoledata.

Nye muligheder med Betalingsservice

Parallelt med kravet om e-regninger til offentlige myndigheder er der også sket noget for de skoler, der bruger Betalingsservice. PBS har været i dialog med Økonomistyrelsen. Økonomistyrelsen har medio december 2004 godkendt, at skoler, der anvender Betalingsservice og sender disse opkrævninger til offentlige institutioner, der anvender Betalingsservice Plus (et elektronisk betalingsformidlingssystem), kan anvende dette system til opkrævning af offentlige institutioner. Opkrævningen skal foruden de nuværende oplysninger også indeholde den offentlige institutions EAN- lokationsnummer.

PBS arbejder for tiden også med et mere generelt system, der vil kunne danne en e-faktura. Dette system vil blive opbygget efter de principper, vi kender fra det nuværende Betalingsservice. Dette system vil ikke blive færdig 1. februar 2005 men i løbet af 2005. Sidstnævnte system vil så kunne bruges til alle offentlige myndigheder, uanset om disse anvender Betalingsservice Plus eller ej.

DSA-Elevsystemet i relation til e-regninger

Ovenstående forhold gør ikke just situationen enkel. Men vi er i gang og kommer med en løsning!

Bl.a. på baggrund af det sene tidspunkt på udmeldingen fra Undervisningsministeren og de forskellige aktiviteter, der er i gang ved PBS, har vi valgt en flertrinsraket med hensyn til udviklingen af DSA-Elevsystemet i relation til e-regninger.

I løbet af januar 2005 udsender vi en ny version af programmet. Denne version vil give mulighed for, at man på institutionsdebitorer kan påføre EAN-lokationsnummeret. Udskrifter til institutionsdebitorer af fakturaer og kontoudtog, der foretages under Debitorer i DSA-Elevbogholderiet vil automatisk få påført EAN-lokationsnummeret på såvel "hovedet" af udskriften som på vedhæftede FI-kort. Udskrift af FI-kort (almindelige opkrævninger) vil ligeledes indeholde EAN-lokationsnummeret samme steder som beskrevet ovenfor, for så vidt angår institutionsdebitorer. Endelig vil formatet i BS 601-leverancen blive ændret, så leverancen indeholder EAN-lokationsnummeret og i øvrigt også skolens CVR.nr i adviseringen. Herved vil BS 601-leverancen leve op til de krav, som Økonomistyrelsen har stillet, for at den direkte kan accepteres på lige fod med de elektroniske regninger, når institutionen, der modtager opkrævningen, er tilmeldt Betalingsservice Plus.

Med denne løsning vil man via DSA-Elevsystemet kunne udskrive regninger, der kan sendes til et Læs Ind-bureau, som vi forventer skolerne vil høre mere om fra Undervisningsministeriet. De skoler, der anvender Betalingsservice til offentlige institutioner, der bruger Betalingsservice Plus, vil kunne fortsætte med at sende opkrævningerne denne vej.

Når der kommer en nærmere afklaring bl.a. omkring nye produkter fra PBS, vil vi analysere disse og forventer, at vi i løbet af 2005 har en endelig udgave af DSA-Elev/BS, der kan anvendes uden brug af et Læs Ind-bureau.

E-regninger fra hvornår

Vi skal minde om, at ordningen om elektroniske regninger træder i kraft fra 1. februar 2005. Dette medfører, at det er først regninger, der dannes og er fremme ved de offentlige myndigheder efter 31. januar 2005, der er omfattet af loven uagtet, der er en betalingsfrist i februar 2005 eller senere.

Evt. spørgsmål herom til Dansk Skoledata bedes sendt pr. email til Finnt@skoledata.dk